為了更好地認(rèn)識(shí)流程、分析流程以及對流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，首先必須把流程用規(guī)范的方式描繪出來，這種直觀的、針對流程的圖形描繪方式，就是流程圖。通過流程圖，我們可以清楚地看出流程之間、流程內(nèi)部的活動(dòng)之間的相互關(guān)系。
（一）流程圖的特點(diǎn)
流程圖的目的是通過圖示的方法使得流程易于閱讀和理解，這種方法很久以前就用于制造業(yè)的設(shè)計(jì)活動(dòng)，近些年來，隨著信息技術(shù)和BPR的普及，流程圖得到了更廣泛的應(yīng)用。歸納起來，這種方法具有如下優(yōu)點(diǎn)：
（1） 成果清晰實(shí)用
通常，圖形比文字更能清楚的解釋流程，它能夠使得流程為團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)人所了解，不管其學(xué)歷背景、專業(yè)背景如何；同時(shí)，流程的步驟清晰，不會(huì)產(chǎn)生如文字描述一樣的歧義；第三，它也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理語言，能夠在不同國籍、不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的團(tuán)隊(duì)之間毫無障礙地傳遞和交流。
（2）過程帶來啟發(fā)
流程圖的大部分價(jià)值體現(xiàn)在繪圖的過程中，而不是圖的本身。在繪制流程圖的過程中，員工充分討論，共享信息，從頭到尾繪制他們的工作過程于流程圖中，從而增加了對他人所承擔(dān)的工作任務(wù)的認(rèn)識(shí)，以及引發(fā)了自己如何支持同伴完成任務(wù)的思考。同時(shí)，繪圖的活動(dòng)往往會(huì)激起團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的改進(jìn)欲望，明顯的浪費(fèi)的、笨拙的、錯(cuò)誤的程序和環(huán)節(jié)，在流程圖繪制的過程中往往會(huì)被發(fā)現(xiàn)和加以改進(jìn)。
當(dāng)然，流程圖如果使用不當(dāng)，也會(huì)帶來一些問題，如：
（1）占用了過多的精力：有的人可能會(huì)過分專注于流程圖而忽視了其他工作，包括通過它要改進(jìn)的流程。
（2）自我封閉的流程設(shè)計(jì)：繪制流程圖的過程中，如果沒有公司職能部門或?qū)＜业膮⑴c和指導(dǎo)，容易變成對部門現(xiàn)有流程的簡單圖形化，成為自我封閉的活動(dòng)。
（3）誤把流程圖當(dāng)溝通手段：流程圖是一種有效的管理工具，但并不總是一種有效的溝通手段，對于某些正式的管理溝通，還需要適當(dāng)?shù)奈谋竞蛥R報(bào)形式作為補(bǔ)充。
（二）流程圖的繪制方法
一般來說，企業(yè)的單體流程圖相對比較簡單，跟蹤活動(dòng)的移動(dòng)，記下活動(dòng)的名稱和活動(dòng)之間的關(guān)系，把它們連接起來，就成了單體流程圖。
企業(yè)的綜合流程圖就比較復(fù)雜。首先要繪制公司級(jí)的綜合流程圖（也稱：流程總圖），再根據(jù)需要繪制次級(jí)的綜合流程圖，在繪制公司級(jí)綜合流程圖時(shí)，要理清企業(yè)中有哪些主要的單體流程，這些單體流程之間的關(guān)系如何，其層次性又如何，也就是說，通過高度概括，使得這些單體流程盡可能包含進(jìn)去，形成最高級(jí)主流程，再理清這些主流程之間的關(guān)系，從而繪制出企業(yè)的公司級(jí)綜合流程圖。由于不同的人對于次一級(jí)的單體流程是如何被濃縮為高一級(jí)的流程的看法上往往會(huì)出現(xiàn)分歧，由此往往導(dǎo)致高層次綜合流程圖的繪制出現(xiàn)困難。因此，在綜合流程圖的繪制過程中，流程管理小組的成員必須要能夠站在公司的高度，對企業(yè)的工作做通盤的考慮。
流程圖的繪制有以下三種制圖標(biāo)準(zhǔn)，適用于不同的需要：
1.ANSI流程圖標(biāo)準(zhǔn)
該標(biāo)準(zhǔn)以美國國家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，是企業(yè)最為常用的流程圖繪制標(biāo)準(zhǔn)，其描述形式如圖2.3所示:
2.IDEFO流程圖標(biāo)準(zhǔn)
該標(biāo)準(zhǔn)是BPR流程圖常用的標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是美國國防部在70年代制定的。IDEFO是國際定義(International DEFination)的縮寫。雖然這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)開始時(shí)是作為軟件開發(fā)工具制定的，但現(xiàn)在已經(jīng)被各類制造業(yè)和服務(wù)業(yè)組織廣泛地作為一般流程圖工具使用，其描述形式如圖2.4所示：
3.ASME流程圖標(biāo)準(zhǔn)
對于展示細(xì)節(jié)的低層流程圖，一般選擇在制造業(yè)應(yīng)用較為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)ASME標(biāo)準(zhǔn)，即美國機(jī)械工程師學(xué)會(huì)(American Society of Mechanical Engineers)標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)已開始應(yīng)用于辦公室和服務(wù)環(huán)境下的流程描述。該方法有一個(gè)獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，即：可以方便地評(píng)價(jià)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)有否增值，其表現(xiàn)形式如圖2.5所示:
（三）流程圖的符號(hào)及釋義
一般來說，流程圖中應(yīng)用如下符號(hào)，各個(gè)符號(hào)代表著不同的信息和涵義。
1．?dāng)?shù)據(jù)：平行四邊形表示數(shù)據(jù)，其中可注明數(shù)據(jù)名、來源、用途或其它的文字說明。此符號(hào)并不限定承載數(shù)據(jù)的媒體形式。
2．活動(dòng)：矩形表示各種活動(dòng)。例如，執(zhí)行一個(gè)或一組特定的操作，從而使信息的值、信息形式或所在位置發(fā)生變化，或是確定對某一流向的選擇。矩形內(nèi)可注明活動(dòng)名或其簡要功能。
3．特定活動(dòng)：帶有雙縱邊線的矩形表示已命名的特定活動(dòng)。該活動(dòng)為在另外地方已得到詳細(xì)說明的一個(gè)操作或一組操作。矩形內(nèi)可注明特定活動(dòng)名或其簡要功能。
4．準(zhǔn)備：六邊形符號(hào)表示準(zhǔn)備。它表示修改一條指令或一組指令以影響隨后的活動(dòng)。例如，設(shè)置開關(guān)，修改變址寄存器，初始化例行程序等。
5．判斷：菱形表示判斷或開關(guān)。菱形內(nèi)可注明判斷的條件。它只有一個(gè)入口，但可以有若干個(gè)可供選擇的出口，在對符號(hào)內(nèi)定義各條件求值后，有一個(gè)且僅有一個(gè)出口被激活，求值結(jié)果可在表示出口路徑的流線附近寫出。
6．循環(huán)界限：循環(huán)界限為去上角矩形或去下角矩形，分別表示循環(huán)的開始和循環(huán)的結(jié)束。一對符號(hào)內(nèi)應(yīng)注明同一循環(huán)標(biāo)識(shí)符?？筛鶕?jù)檢驗(yàn)終止循環(huán)條件在循環(huán)的開始還是在循環(huán)的末尾，將其條件分別在上界限符內(nèi)注明（如：當(dāng)A>B）或在下界限符內(nèi)注明（如：直到C
7.連接符：圓表示連接符，用以表明轉(zhuǎn)向流程圖的它處，或從流程圖它處轉(zhuǎn)入。它是流線的斷點(diǎn)。在圖內(nèi)注明某一標(biāo)識(shí)符，表明該流線將在具有相同標(biāo)識(shí)符的另一連接符處繼續(xù)下去。
8．端點(diǎn)符：扁圓形表示轉(zhuǎn)向外部環(huán)境或從外部環(huán)境轉(zhuǎn)入的端點(diǎn)符。例如，程序流程的起始或結(jié)束，數(shù)據(jù)的外部使用起點(diǎn)或終點(diǎn)。
9．注解符：注解符由縱邊線和虛線構(gòu)成，用以標(biāo)識(shí)注解的內(nèi)容。虛線須連接到被注解的符號(hào)或符號(hào)組合上。注解的正文應(yīng)靠近縱邊線。請參看圖2.8給出的注解符使用示例。
10．流線：直線表示控制流的流向。
11．虛線：虛線用于表明被注解的范圍或連接被注解部分與注解正文，參看圖2.8。
12．省略符：若流程圖中有些部分無需給出符號(hào)的具體形式和數(shù)量，可用三點(diǎn)構(gòu)成的省略符。省略符應(yīng)夾在流線符號(hào)之中或流線符號(hào)之間，參看圖2.9。
13．并行方式:一對平行線表示同步進(jìn)行兩個(gè)或兩個(gè)以上并行方式的操作。并行方式的示例如圖2.10，圖中在處理A完成后才能進(jìn)行處理C、D和E。同樣，處理F要等處理B、C、D完成以后進(jìn)行。但處理C可以在處理D開始和（或）結(jié)束前開始和（或）結(jié)束。
（四）流程圖的基本結(jié)構(gòu)形式
流程圖有以下幾種結(jié)構(gòu)：
1.順序結(jié)構(gòu)：簡單的線性結(jié)構(gòu)，各處理單元按順序執(zhí)行。
2.選擇（分支）結(jié)構(gòu)：對某個(gè)給定條件進(jìn)行判斷，條件為真或假時(shí)分別執(zhí)行不同內(nèi)容。
3.循環(huán)結(jié)構(gòu)：循環(huán)結(jié)構(gòu)有兩種基本形態(tài)：while型循環(huán)和do-while型循環(huán)。
（1）while型循環(huán)：其執(zhí)行序列為，當(dāng)條件為真時(shí)，反復(fù)執(zhí)行A，一旦條件為假，跳出循環(huán)，執(zhí)行循環(huán)緊后的語句。
（2）do-while型循環(huán)：其執(zhí)行序列為，首先執(zhí)行A，再判斷條件，條件為真時(shí)，一直循環(huán)執(zhí)行A，一旦條件為假，結(jié)束循環(huán)，執(zhí)行循環(huán)緊后的下一條語句。
（五）流程描述規(guī)則
在流程圖各部分的描述過程中，需要注意以下規(guī)則：
1.流程名稱：由流程責(zé)任部門擬定，擬定時(shí)避免與已有的流程名稱重復(fù)；
2.流程目的：流程存在的目的，即流程給公司以及部門帶來的價(jià)值或能夠解決的問題；
3.適用范圍：流程的使用部門以及使用條件；
4.職責(zé)與分工：流程責(zé)任部門和執(zhí)行部門在整個(gè)流程過程中的主要工作內(nèi)容；
5.名詞釋義：對流程內(nèi)容描述中的相關(guān)專有名詞進(jìn)行解釋；
6.流程內(nèi)容：主要通過流程環(huán)節(jié)、流程參與崗位、相關(guān)記錄（流程中輸入或輸出文檔）、工作要求和準(zhǔn)則（各個(gè)環(huán)節(jié)對應(yīng)崗位工作內(nèi)容描述）等幾個(gè)方面對流程工作流進(jìn)行刻劃；
7.相關(guān)制度及流程：本流程中所涉及的相關(guān)法律法規(guī)、公司制度、流程等；
8.相關(guān)記錄：流程運(yùn)行期間，最初階段的輸入信息記錄、中間階段的過程信息記錄、最終的輸出信息記錄；
9.關(guān)鍵控制點(diǎn)：流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（流程中的重要環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量的好壞對整個(gè)流程的輸出成果影響很大）、評(píng)估內(nèi)容（關(guān)鍵控制點(diǎn)上需要重點(diǎn)考查的工作內(nèi)容）、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（針對評(píng)估內(nèi)容所設(shè)定的考核指標(biāo)）、評(píng)估信息來源（獲取評(píng)估內(nèi)容的主要渠道）、考核對象（關(guān)鍵控制點(diǎn)上所涉及的主要人員）、考核人選（對考核對象進(jìn)行考核的人員）等。
