制度正文的編寫，內容較簡單的，按照“一條到底”式編寫方式；內容較復雜的，則采用“分章貫條”式編寫方式，以下以“分章貫條”式為例，介紹制度的編寫規(guī)范和要求。

一、層次與編序規(guī)范

制度的層次和編序應符合以下規(guī)則：

（1） 章。是制度內容劃分的基本單元，應使用數字從“一”開始對章進行編序，編序應從“目的”一章開始，一直延續(xù)到“附錄”之前，如：“第一章 總則” …… “第N章 附則”。標題應置于序號之后，并與以后的條文分行。

（2） 節(jié)。是章的細分，編寫方法同上。如：第一節(jié)、第二節(jié)……。節(jié)可給出標題，標題應置于序號之后，并與其后的條文分行。

（3） 條。是節(jié)的細分，編寫方法同上。如：第一條、第二條……。條一般不列標題，序號后為正文內容，有無標題全文應進行統(tǒng)一。

（4） 款。是條的細分，用帶括號的序號標注。如：（一）、（二） ……。同一條文中有兩個以上（含兩個）的款項時，才可細分序號，款以下的條文不再進行細分序號。同一制度文件中，盡可能避免采用款的細分序號，款不列標題。

（5） 段。是款的細分，是制度正文內容的自然段落設置，表示一段獨立的內容或對前一內容的補充。段可以在章、節(jié)、條、款內獨立使用，但不設序號。

（6） 列項。一個句子中有不同并列的幾個分項時，用分行列舉的格式來表述，每一分項前應加破折號（—）或圓點（ • ）。如果需要識別時，則在每一項加上后帶半圓括號的小寫英文字母序號a）、b）、c）……）。列項可以在章、節(jié)、條、款內獨立使用。

（7） 附則。作為每項管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不設立序號。

（8） 附件。是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的記錄、圖表、清單、文本，以及業(yè)務相關的標準、規(guī)范等，附件與制度正文具有同等效力。應按條文中提及附件的次序編排序號，編制“附件清單”。附件序號由“附件”和隨后表明順序的大寫阿拉伯數字組成，從“1”開始，例如“附件 1”，僅有一個附件時，不進行數字編序。

（9） 附錄。作為制度外的引用或支持性文件，按制度條文涉及的先后次序對每一個附錄文件編排順序，其序號由“附錄”和隨后表明順序的大寫阿拉伯數字組成，從“1”開始，例如“附錄 1”，僅有一個附錄文件時，不進行數字編序。

（10） 圖表。在制度正文、附錄、附件等內容中，需添加圖表時使用：

? 如同一類別中有多個表，需要對表編排序號，序號采用從1開始的阿拉伯數字編序，如：表1、表2、……。

? 若同一類別內容中只有一個表，則不對表編序，直接寫表的標題。

? 同一個類別內容中有多個圖，需要對圖進行編序。圖的序號采用從1開始的阿拉伯數字序號，如：圖1、圖2、…… 。

? 若同一類別內容中只有一個圖，則不對圖編序，直接寫圖的標題。

（11） 附注（角注）。正文及附件或圖表內容需進行附加注釋文字說明時使用，應位于需附注說明內容段落結束后。當只有一個附注時，在注釋說明文字前，標識“注：”后進行說明。當有多個附注時，在“注：”后按注釋順序，用數字加以區(qū)別。如：“注： 1.”，每個附注單獨成段。 

二、字體與版式規(guī)范

1. 頁面版式規(guī)范

? 頁面設置為A4縱向，上邊距2.4cm，下邊距2.3cm，左邊距2.8cm，右邊距2.5cm，左邊裝訂，裝訂線0cm。

? 頁眉上邊距1.5cm，為公司LOGO及中英文名稱，左對齊。頁眉式樣為： 

? 頁腳下邊距1cm，以小五號仿宋 GB2312字體及西文Arial數字字體，“第X頁   共Y頁” 的式樣插入頁碼，居中。“第X頁”與“共Y頁”間空3個字符。

2. 文本格式規(guī)范

? 封面。匯編或獨立印發(fā)的制度可設封面，封面內容包括“D公司”字樣和LOGO、制度中文名稱、文件編號、版次、發(fā)布日期、發(fā)布單位等信息。封面式樣見附件。

? 名稱。正文首頁第一行為制度名稱，小二號宋體加粗居中，單倍行距，段前0.5行，斷后0行。與正文間空一行，行距：固定值10磅。

? 目錄。采用自動生成方式，目錄標題置于目錄頁第一行居中，三號黑體加粗，與目錄內容間空一行，2倍行距。目錄內容為小四宋體加粗，兩端對齊。

? 標題。正文各章、節(jié)、條、款序號及標題均為小四號黑體加粗，序號與標題間空2個字符間距?？罴盁o標題的條的正文與序號間空2個字符間距。

? 正文、段落。正文、段落中的中文字體使用小四號宋體，數字及西文為小四號Times New Roman字體，英文詞組第一個字母需大寫。每段落兩端對齊，固定行距22磅，段前、段后0行，縮進左、右0字符。

? 數值。正文敘述中10以內的數值，按習慣使用中文書寫形式（一、二、三……）中文年份中數字零記為“〇”，帶有計量單位的數值，統(tǒng)一使用Times New Roman字體阿拉伯數字，計量單位采用法定計量單位。

? 終結線。在制度條文結束后加一條粗實線“                ”，作為終結線，置于正文結束后、附件前，與正文間空一行。居中，粗細1.5磅，長度4cm。

3. 附加文件格式規(guī)范

? 附件。附件內容中文均使用小四號仿宋 GB2312字體，西文使用小四號Times New Roman字體，固定行距22磅，標題行可加粗。

? 附錄。附錄部分使用中文小四號仿宋 GB2312字體及西文小四號Times New Roman字體，其它內容采用與制度正文一致的頁面、版式規(guī)范。

? 附注（腳注）。進行附注時，應位于需附注說明內容字段后，以下標的形式進行標識，標識采用中文宋體和阿拉伯數字Times New Roman三號加粗字體。對附注內容進行說明時，應在進行標識的段落結束后或圖表下方進行說明描述。當只有一個附注時，在注釋說明文字前，標識“注：”后進行說明。當有多個附注時，按注釋順序，以“注： +阿拉伯數字+全角圓點”：的格式編排序號，“注”與“1.”間空一字符。附注的說明描述統(tǒng)一采用中文小五號仿宋 GB2312和西文采用小五號數字Times New Roman字體。每個附注單獨成段，并編定序號。

4. 圖表格式規(guī)范

? 圖表的序號和標題置于圖表上方。序號與標題間空一字符。采用四號宋體及Times New Roman字體，加粗居中。圖表如帶有編號，則編號位于圖表與標題之間，五號仿宋 GB2312及Times New Roman字體，左對齊。如同時需表述數值單位，則與編號同格式同行分列兩端（居中，以空格分移）。

? 圖表內部文字為五號仿宋 GB2312字體，數字采用Times New Roman字體居中，表頭文字加粗。

? 當圖表需要轉頁接排時，設置格式為“允許跨頁斷行”“在各頁頂端以標題行形式重復出現”，表頭跨頁在隨后的各頁上重復表頭序號，在序號或空一字符標“續(xù)”，用以明確。

5. 版本、印次及裝訂規(guī)范

制度的版本及印次以“大寫英文字母 +兩位阿拉伯數字”進行標識，其中版本標識以英文字母“A”開始代表第一版，順序推排，印次以“01”開始代表第一次印刷，順序推排。版本與印次代碼間空一字符。    

制度文件一般采用豎版左邊裝訂，釘角距左邊1.2cm，書釘兩釘角中心與上下頁邊的距離為7cm。